• Ольга Андреева

Подводные камни при внедрении 5S?

Каждый раз, когда я посещаю предприятие, которое собирается стать на путь бережливости я сначала иду на производственные участки, как говорят японцы-на гемба, где создаётся ценность для клиентов.

Для меня, в принципе неважно, это промышленное предприятие, или сфера услуг и даже общепит или отель, конференц-зал или ферма, я отмечаю ряд наблюдений и задаю вполне определённые простые вопросы, сканирую лица работников.

Я ищу радость, сосредоточенность, разочарование, отчаяние, безразличие или даже гнев. Одновременно я наблюдаю за работой (Что создается? Как? Безопасно ли выполняется работа? Комфортно ли выполнять операции работнику на данном рабочем месте?)


Затем я перехожу к наблюдению за тем, как работают машины, механизмы и пр…., что с ними не так?

И, наконец, я задаю вопросы: «Вы знаете, для кого вы выполняете эту работу? Чего ожидают эти клиенты? Какой продукт или услугу они ждут?

Вы удивитесь, но работники могут раскрыть очень много секретов о которых не знает руководство, по той причине, что не «царское это дело» интересоваться такими «ничтожными» вещами, да и вообще, лучше в кабинетах работать с бумагами или компом.

Почему же так важно знать, что происходит на рабочих местах? Почему так важно, если вы начинаете изменения, объяснить каждому работнику, зачем эти изменения и что они дадут каждому работнику, помимо интересов акционеров и предприятия?

В основе изменений лежит наведение порядка, как бы это банально не звучало. Где? Да везде, начиная с рабочего места и заканчивая порядком в голове. Те, кто уже внедряет методы Тойота, понимают, что речь идет о системе 5S.


Но, история говорит, что метод наведения порядка на рабочих местах уходит в в 16 век…к судостроителям Венеции. Стремясь упростить процесс сборки, рабочие использовали качественное технологическое производство, чтобы строить корабли за часы, а не за дни или недели.


А уже после Второй мировой войны Сакичи Тойода и его сын Киичиро, а также инженер Toyota Тайити Оно разработали методологию 5S, которая и стала фундаментом производственной системы Тойота.


Методология 5S, разработанная Toyota, предлагала каждому сотруднику определенный уровень важности и воодушевления за то, что каждая работа имеет важное значение для процесса и конечного продукта. Потери были сведены к минимуму, а организация рабочего места привела к своевременным результатам с искренней гордостью сотрудников.

И вот мы выбираем самые проблемные и захламленные рабочие места, об0443аем работников принципам 5S, создаем эталонное рабочее месте. Фиксируем успех стандартом рабочего места с красивыми фотографиями «Было-Стало». Назначаем ответственных за проведение ежемесячных аудитов, как поддерживается порядок и считаем, что на этом все… Система 5S заработала.

Но, на самом деле, все не так просто.


Спросите у рабочего, зачем ему нужен этот порядок, какую проблему он пытался решить? (БУМ! НЕДОУМЕНИЕ! ИСПУГ! НЕ ЗНАЮ, СКАЗАЛИ ТАК НАДО! )

В итоге мы поняли, как консультанты, что именно это вопрос нужно задавать снова и снова, пока работник сам не поймет, какую выгоду он получит от того, что наведет и будет поддерживать порядок на рабочем месте. Именно с этого момента вы реально начнете процесс по созданию системы по улучшениям, и все больше работников будут включаться в этот процесс.


Главное в бережливом производстве - это его культурная составляющая! Людям больше нравится работать в организованном пространстве, чем в грязи и хаосе.


Чистая и организованная среда помогает работать более эффективно, безопасно и производительно! Самая большая выгода от 5С заключается в чувствах сопричастности и гордости, которые люди испытывают в своей рабочей среде.

Какие выгоды получит предприятие от внедрения системы 5S:

  • рост качества продукции;

  • сокращение количества брака по причине ошибок работников;

  • снижение вероятности несчастных случаев;

  • экономия средств на меры по оптимизации производственного процесса.

А что получит руководство:

· повышение скорости выполнения заданий;

· снижение количества ошибок работников;

· улучшение психологического климата в коллективе;

· повышение производительности труда;

· управляемость и прозрачность рабочего процесса;

· взаимозаменяемость в коллективе.


И самое главное, выгоды для работника, хозяина рабочего места:

  • поддержание постоянного порядка на рабочем месте, избегание повторного захламления;

  • снижение утомляемости;

  • рост удовлетворенности работой;

  • сокращение времени на поиски, ожидания и другие потери.

После многолетнего опыта работы с промышленными, строительными предприятиями, поликлиниками и курортными комплексами и успешного внедрения методов бережливого производства в нескольких десятках компаний я решила поделиться своим опытом в отношении распространенных ошибок в 5S и способов их избежать.


Я с благодарностью вспоминаю возможности ознакомиться более глубоко и понять истинное предназначение системы 5S в создании и развитии производственных систем, которые предоставили нам наши японские партнеры, во время прохождения стажировок на заводах Тойота, бережливых отелях, аэропортах и даже на фермерских хозяйствах и супермаркетах.


Мы на практике увидели, как благодаря этим простым 5-ти шагам было найдено работниками множество инновационных и практических решений для улучшения ключевых показателей эффективности компаний с отличными корпоративными результатами.


Мы увидели кардинальные изменения в производстве, качестве, стоимости, доставке, безопасности и моральном духе многих из этих компаний. Они завоевали множество национальных и международных наград.


А теперь, я позволю себе, поделиться с вами практическими уроками или лайфхаками, как теперь модно говорить.


Урок №1: 5S не просто ведение домашнего хозяйства

Мое первоначальное понимание заключалось в том, что это просто метод улучшения организации рабочего пространства. Типа- наведи порядок на балконе… Я полагала, что так как это был первый инструмент, представленный на начальном этапе пути трансформации бережливого производства, потому что он был легким для понимания и был относительно безопасным, так как ни один человек не пострадал от его применения…

С другой стороны, 5S привела к немедленному визуальному воздействию и устранила расточительность и разочарование, связанные с поиском нужных деталей/материалов/информации сотрудниками. Таким образом, я видела в этом просто стимул и поощрение командной работы.

Хотя 5S действительно является инструментом для улучшения чистоты на рабочем месте, его потенциал для улучшения ключевых показателей эффективности, таких как производство, качество, стоимость, доставка, безопасность и моральный дух и т. д., огромен.

Во многих моих презентациях о 5S мы объясняли необходимость понимания концепции и важность соотнесения ее с повседневными делами, начиная с того момента, когда вы просыпаетесь утром. Это образ жизни и то, как вы видите свой день дома и на работе.

Чтобы полностью оценить фундаментальную природу 5S для любой трансформации Lean, я считаю полезным начать с небольшой арифметики; 3S + 2S = 5S.

Первые три компонента 5S действительно связаны с домашним хозяйством. Четвертая и пятая С, однако, касаются установления культуры дисциплины вокруг стандартной работы. По этой причине 5S является основополагающим инструментом для всех преобразований Lean. Без создания культуры, демонстрирующей способность устанавливать стандартную работу и поддерживать улучшения, весь будущий прогресс в области бережливого производства в конечном итоге обернется неудачей. На самом деле японские эксперты по бережливому производству настолько твердо верят в это, что отказываются позволить клиентам сделать следующий шаг в процессе, пока они не продемонстрируют успешную демонстрацию 5S в течение двух лет.

Мой собственный опыт работы со многими клиентами показывает, чтобы начинать внедрять инициативы по бережливому производству следует только после завершения 5S и хороших результатов аудита, превышающих эффективность 80%.


Урок № 2: 5S прост ... но это не так.

Казалось бы, идеалы 5S не сложные…..


Держите на рабочем месте только то, что необходимо; держи это в чистоте; хранить в наиболее удобном месте; установить четкие визуальные ожидания для всех, чтобы поддерживать его в этом состоянии; и заставлять людей отвечать этим ожиданиям.

Но, давайте не будем путать простоту (отсутствие сложности) с легкостью, требующей небольшого внимания или меньших усилий. Нужно практиковать с целеустремленностью и последовательностью. Ключевое слово здесь - последовательность. В невероятно конкурентной бизнес-среде менеджеры должны работать с высокой степенью согласованности, чтобы выжить и смело противостоять вызовам.


Аналогичным образом, что делает поддержание 5S таким трудным, так это последовательность, с которой его необходимо применять. Короче говоря, необходимо устранить каждый случай выявленного несоответствия. Все, что ниже этого, допускает сомнения и смешанные сигналы для сотрудников. Одна компания преуспела в этом, и их еженедельные аудиты оказались полным успехом. Они рассмотрели все несоответствия, выявленные аудиторскими группами.

Завод или офис, успешно практикующие 5S, делают это без усилий. Успешные организации 5S стремятся к постоянной и непрерывной сортировке, освещению и приведению в порядок. Что еще более важно, эти организации имеют смелость рисковать эпизодами межличностного дискомфорта, когда член команды не соответствует согласованным стандартам. К счастью, все навыки, необходимые для процветающей организации пятерки, можно изучить и успешно применить, если есть желание. Никаких врожденных черт не требуется.


«Как и почти все вещи, требующие дисциплины (здоровое питание, упражнения, экономия), 5S легко понять, но трудно практиковать. Общение не должно чрезмерно упрощать задачу. Убедитесь, что организация понимает важность и масштаб усилий. Начните с малого, признайте успехи и используйте более широкие возможности ».


Урок № 3: 5S не событие, это процесс

Организации часто начинают внедрение бережливого производства с базового обучения и, возможно, короткого кайдзен 5S, ориентированного на первоначальную очистку области охвата. Фотографии «до» и «после» делаются, чтобы задокументировать существенные изменения, и почти каждый уходит с чувством, что чего-то добился. Однако эти добрые чувств, как я уже вам пояснила в начале повествования, быстро превращаются в скептицизм, если четвертый и пятый Ss не практикуются (Сэйкэцу и Сицукэ). В результате состояние рабочего места неуклонно ухудшается, что лишает сотрудников гордости и энтузиазма.


Несмотря на то, что мероприятие 5S кайдзен может быть отправной точкой для непрерывного пути к совершенствованию, при планировании мероприятия необходимо проявлять особую осторожность, чтобы обеспечить должное внимание всем пяти компонентам.


Часто в программах 5S кайдзен отводится 80-90%, а иногда и больше запланированного времени на сортировку, демонстрацию и установку по порядку. Стандартизация и поддержка рассматриваются как второстепенные. Это укрепляет миф о том, что 5S - это только ведение «домашнего хозяйства», и путь непрерывного совершенствования сводится к первому этапу.


Необходимо потратить на последние два компонента столько же времени, сколько на первые три компонента. Выделенное время следует выделить для документирования ожиданий. Должны быть включены фотографии как приемлемых, так и неприемлемых уровней. Также убедитесь, что фотографии с фиксированной точкой были сделаны до и после улучшений. Кроме того, должно быть достигнуто соглашение о том, как члены команды будут оценивать достижение ожиданий.


Должен быть разработан процесс аудита и визуальное управление для мониторинга поддержки со стороны команды и их руководителя, включая обязанность руководства привлекать к ответственности руководителя.


Наконец, должна быть создана согласованная система для внесения улучшений в исходные стандарты, поскольку члены группы определяют лучшие места для сортировки, более эффективные методы очистки и утилизации и т. Д. Ненужные предметы хранятся в «Уголке красных ярлыков». Эти предметы регулярно утилизируются.


Просмотрите предварительную работу по 5S Кайдзен, чтобы убедиться, что соответствующее время и акцент сделан на стандартизацию и поддержку компонентов. Подчеркните важность этих компонентов в начальных комментариях, во время мероприятия и при отчетности о ходе работы. Отметьте улучшения, воздерживаясь от комментариев типа «миссия выполнена». Принимайте активное участие в аудите аудитов.


Урок № 4: 5S успех почти полностью зависит от лидерства


Прогрессивные лидеры могут засучить рукава, чтобы помочь во время начальной уборки или большого дня Сейри. В действительности, однако, настоящая работа руководства начинается, когда завершена первоначальная очистка.


Это потому, что только лидерство может гарантировать, что культура ценит стандартизацию и устойчивость в своей организации. До тех пор, пока эти ценности не будут внедрены в персонал, использование других инструментов бережливого производства, которые имеют еще большее влияние на то, как выполняется работа (переналадка, единичный поток, TPM), бесполезно.


По этой причине важно, чтобы все руководители, от непосредственных руководителей до высшего руководства, понимали свою роль в непрерывном преобразовании, направленном на улучшение. Хотя базовое понимание принципов бережливого производства важно, четкое представление об ответственности руководства в среде бережливого производства абсолютно необходимо.

Один менеджер, услышав о важности аудита для улучшения, пожаловался: «Мне не интересно становиться няней».


Можно задаться вопросом, как кто-то на руководящей должности, способный сделать такое замечание, может добиться успеха в любой организации, экономичной или нет. Дело в том, что ключевая ответственность руководства в любой обстановке - в бизнесе, спорте, благотворительности - включает в себя ответственность людей перед идеалами и целями организации.



Если в организации ранее не сложилась здоровая культура, ориентированная на результат, лидеров следует обучить методам наставничества и вовлечению сотрудников кв процессы улучшений до того, как приступить к реализации инициатив 5S. Правильное взаимодействие с сотрудниками для обеспечения обратной связи, как положительной, так и отрицательной, является обязанностью хорошего лидера.


Будем надеяться, что в конечном итоге организация созреет до точки, когда члены команды будут нести ответственность друг перед другом в соответствии с коллективно установленным набором стандартов. Этот уровень никогда не будет достигнут без предварительного моделирования поведения руководством.


Урок № 5: Каждый компонент 5S имеет общую ловушку (научитесь их избегать)


Мой опыт внедрения 5S показал, что есть очень распространенные ошибки. Зная об этих ошибках, осмотрительный руководитель может обеспечить успешное выполнение в своей организации принципов 5S.


На этапе SEIRI компании часто недооценивают критический характер эффективного, непрерывного процесса использования «Красных ярлычков». Некоторым людям очень трудно расстаться с предметами, которые, по их мнению, имеют ценность, даже если эта ценность может не относиться к области, в которой реализуются инициативы 5S. Рабочий процесс «Красных ярлычков» предлагает этим людям средство вывести предмет из своего рабочего пространства, но при этом преобразить его в место, где он может повысить ценность.


Распространенная ошибка на начальном этапе - это недостаточно высокий стандарт для команды. В результате многие начальные стадии 5S заканчиваются простой очисткой. Задача состоит в том, чтобы восстановить рабочую зону до нового состояния, что может включать покраску, перестановку, выравнивание или восстановление пола. Оставляя больше места, чем требуется для хранения только необходимых предметов, часто упускают из виду на этапе установки в порядке.


Есть некоторая истина, которая может быть применена к рабочей зоне из необратимого «закона беспорядка Бостона», который гласит, что «в любом доме мусор накапливается, чтобы заполнить пространство, доступное для его хранения».

А если по - русски сказать, то это звучит так: «Ничто в доме не хранится так трепетно, как ненужный хлам под названием «а вдруг пригодится»


На этапе стандартизации я часто вижу стандарты, которые слишком расплывчаты, чтобы быть полезными для кого-либо, кроме автора стандартов. Четкие и точные стандарты должны включать наглядные примеры как приемлемых, так и неприемлемых уровней соблюдения.


Печальная правда заключается еще и в том, что некоторым людям очень комфортно жить в полном беспорядке и возвращаться к нему каждый день после работы.


Урок № 6: 5S не важно… это важно!


Наиболее распространенным аргументом в пользу 5S является то, что организованное рабочее место повышает безопасность, качество, производительность и моральный дух. Это хорошие аргументы, и их было достаточно, чтобы убедить меня, что 5S важен и стоит того. Но теперь, имея более чем 10-летний опыт работы, я знаю, что принципы 5S более чем важны, они просто необходимы для постоянного совершенствования.


Вот почему:

Стандартизация и поддержание культуры 5S –это идеалы, зависящие от дисциплины. Их легко сортировать, демонстрировать и упорядочивать, но для поддержания достигнутой эффективности люди должны вести себя иначе, чем в прошлом.


Только вовлеченность сотрудников покажет, что компания сосредоточена на улучшении работы своих сотрудников, а не на контроле ради этого.

После того, как несколько сотрудников станут первыми «чемпионами» системы, которые будут защищать ее ценность и будут ее посланниками в неформальной беседе, необходимо разработать тщательный план коммуникации для остальной части организации.


Включите подробную информацию, чтобы исключить все сомнения: каковы цели системы, почему это важно для организации и как связано с ее стратегией, почему это выгодно сотрудникам. Сообщите сотрудникам все подробности того, как это будет работать;


Поделитесь, как лидер, позитивным отношением к внедрению 5S и преодолейте потенциальные страхи: сосредоточьтесь на ценности, которую это принесет, и попробуйте поделиться часто задаваемыми вопросами или контраргументами в отношении возможных препятствий и общих страхов (однако избегайте чрезмерных обещаний)


Используйте несколько каналов связи и часто повторяйте информацию: убедитесь, что все осведомлены и чувствуют себя комфортно, поделившись письменной документацией для внимательного чтения, а также попросив менеджеров провести личные встречи со своими командами и передать ее на мероприятиях компании;


Используйте наиболее надежных коммуникаторов: отдел кадров не всегда может быть группой, которой больше всего восхищаются, и в этом случае следует использовать других более доверенных членов для поддержки системы. Следует приложить усилия, чтобы избежать восприятия, что это «просто еще одна инициатива, принадлежащая HR».


Предупрежден, значит-вооружен! Как видите, подводных камней много при внедрении системы 5S, но, зная, где они располагаются, вы на них точно не захотите наступать. Удачи всем!


С вами ваш консультант, Ольга Андреева,

Директор АНО «Японский центр «Кайдзен» (Краснодар)


Фотография на обложке взята с globalmsk.ru и incomgr.ru


Просмотров: 15Комментариев: 0

Недавние посты

Смотреть все